ADMINISTRASI SARANA PRASARANA/FASILITAS PENDIDIKAN -- Tugas mata kuliah Manajemen Pendidikan

1. Pengertian Administrasi Sarana Prasarana / Fasilitas Pendidikan

Secara Etimologis (bahasa) prasarana berarti alat tidak langsung untuk mencapai tujuan dalam pendidikan, misalnya : lokasi/tempat, bangunan sekolah, lapangan olahraga, uang, dan sebagainya.

Sedangkan sarana berarti alat langsung untuk mencapai tujuan pendidikan. Misalnya : ruang, buku, perpustakaan, laboratorium, dan sebagainya.

Administrasi sarana merupakan segenap proses penataan yang bersangkut paut dengan pengadaan, pendayagunaan, dan pengelolaan sarana pendidikan agar tercapai tujuan yang telah ditetapkan secara efektif dan efisien. Sarana pendidikan merupakan sarana penunjang bagi proses belajar mengajar. Menurut rumusan Tim Penyusun Pedoman Pembakuan Media Pendidikan Departemen Pendidikan dan Kebudayaan, yang dimaksud dengan sarana pendidikan adalah semua fasilitas yang diperlukan dalam proses belajar mengajar baik yang bergerak maupun yang tidak bergerak agar pencapaian tujuan pendidikan berjalan lancar, teratur, efektif, dan efisien.

Perlu dibedakan antara alat pelajaran, alat peraga, dan media pendidikan. Alat pelajaran adalah semua benda yang dapat dipergunakan secara langsung oleh guru maupun murid dalam pproses belajar mengajar (buku tulis, gambar-gambar). Alat peraga adalah semua alat bantu pendidikan dan pelajaran (benda atau perbuuatan dari yang paling konkrit sampai yang paling abstrak) untuk mempermudah pemberian pengertian pada siswa. Media pendidikan adalah perantara proses belajar mengajar untuk lebih mempertinggi efektivitas dan efisiensi pendidikan, dapat sebagai pengganti peranan guru.

            Klasifikasi fasilitas sekolah menurut kurikulum SMU 1994 (Depdikbud, 1994: 44) terdiri atas:

1. barang yang tidak bergerak, misalnya: tanah dan bangunan
2. barang yang bergerak, baik yang habis pakai maupun yang tidak habis pakai, misalnya: perabotan, alat kantor, buku-buku, dan alat peraga pendidikan

Untuk memeprlancar dalam pembelajaran di sekolah, hendaknya dilengkapi dengan :

a.       Ruang Belajar

            Ruang belajar adalah suatu ruangan tempat kegiatan belajar mengajar dilangsungkan. Ruang belajar terdiri dari beberapa jenis sesuai fungsinya, yaitu:
· Ruang kelas atau ruang tatap muka

         Ruang ini berfungsi sebagai ruangan tempat siswa menerima pelajaran melalui proses interaktif antara peserta didik dengan pendidik. Ruang belajar terdiri dari berbagai ukuran dan fungsi.

· Ruang praktik/laboratorium

         Ruang ini berfungsi sebagai ruang tempat peserta didik menggali ilmu pengetahuan dan meningkatkan keahlian melalui praktik, latihan, penelitian, percobaan. Ruang ini mempunyai kekhususan dan diberi nama sesuai kekhususannya tersebut, diantaranya:

-                Laboratorium IPA

-                Laboratorium Bahasa

-                Laboratorium Komputer

-                Ruang Ketrampilan, dan lain-lain

b.      Kantor

Ruang kantor adalah suatu tempat dimana tenaga kependidikan melakukan proses administrasi sekolah tersebut, pada institusi yang lebih besar ruang kantor merupakan sebuah gedung terpisah.

c.       Perpustakaan

Sebagai satu institusi yang bergerak dalam bidang keilmuan, maka keberadaan perpustakaan sangat penting. Untuk meminjam buku, murid terlebih dahulu harus mempunyai kartu peminjaman agar dapat meminjam buku.

d.  Halaman/Lapangan

Merupakan area umum yang mempunyai berbagai fungsi diantaranya:

· Tempat upacara

· Tempat olahraga

· Tempat kegiatan luar ruangan

· Tempat latihan

· Tempat bermain/beristirahat

e.  Ruang lain

· Kantin/cafetaria

· Ruang organisasi peserta didik (OSIS, Pramuka, dan lain-lain)

· Ruang Komite

· Ruang Keamanan

Sarana pendidikan diklasifikasikan menjadi tiga macam, yaitu :

1)      Ditinjau dari Habis Tidaknya Dipakai

Dilihat dari habis tidaknya dipakai, ada dua macam sarana pendidikan, yaitu sarana pendidikan yang habis dipakai dan sarana pendidikan tahan lama.
a) Sarana pendidikan yang habis dipakai

Sarana pendidikan yang habis dipakai adalah segala bahan atau alat yang apabila digunakan bisa habis dalam waktu yang relatif singkat.
Contoh, kapur tulis, beberapa bahan kimia untuk praktik guru dan siswa, dsb.
Selain itu, ada sarana pendidikan yang berubah bentuk, misalnya kayu, besi, dan kertas karton yang sering digunakan oleh guru dalam mengajar. Contoh: pita mesin ketik/komputer, , bola lampu, dan kertas.

b) Sarana pendidikan tahan lama

Sarana pendidikan tahan lama adalah keseluruhan bahan atau alat yang dapat digunakan secara terus menerus dan dalam waktu yang relatif lama. Contoh, bangku sekolah, mesin tulis, atlas, globe, dan beberapa peralatan olah raga.

2)      Ditinjau dari Bergerak Tidaknya pada Saat Digunakan

Ditinjau dari bergerak tidaknya pada saat digunakan, ada dua macam sarana pendidikan, yaitu sarana pendidikan yang bergerak dan sarana pendidikan tidak bergerak.

a)      Sarana pendidikan yang bergerak

      Sarana pendidikan yang bergerak adalah sarana pendidikan yang bisa digerakkan atau dipindah sesuai dengan kebutuhan pemakainya, contohnya: almari arsip sekolah, bangku sekolah, dsb.

b)      Sarana pendidikan yang tidak bergerak

Sarana pendidikan yang tidak bergerak adalah semua sarana pendidikan yang tidak bisa atau relatif sangat sulit untuk dipindahkan, misalnya saluran dari Perusahaan Daerah Air Minum (PDAM).

3)      Ditinjau dari hubungannya dengan Proses Belajar Mengajar

Sarana Pendidikan dibedakan menjadi 3 macam bila ditinjau dari hubungannya dengan proses belajar mengajar, yaitu: alat pelajaran, alat peraga, dan media pengajaran.

a)      Alat pelajaran

      Alat pelajaran adalah alat yang digunakan secara langsung dalam proses belajar mengajar, misalnya buku, alat peraga, alat tulis, dan alat praktik.
b) Alat peraga

      Alat peraga adalah alat pembantu pendidikan dan pengajaran, dapat berupa perbuatan-perbuatan atau benda-benda yang mudah memberi pengertian kepada anak didik berturut-turut dari yang abstrak sampai dengan yang konkret.

c) Media pengajaran

  Media pengajaran adalah sarana pendidikan yang digunakan sebagai perantara dalam proses belajar mengajar, untuk lebih mempertinggi efektivitas dan efisiensi dalam mencapai tujuan pendidikan. Ada tiga jenis media, yaitu media audio, media visual, dan media audio visual.

Adapun prasarana pendidikan di sekolah bisa diklasifikasikan menjadi dua macam, yaitu:

1)      Prasarana pendidikan yang secara langsung digunakan untuk proses belajar mengajar, seperti ruang teori, ruang perpustakaan, ruang praktik keterampilan, dan ruang laboratorium.

2)      Prasarana sekolah yang keberadaannya tidak digunakan untuk proses belajar mengajar, tetapi secara langsung sangat menunjang terjadinya proses belajar mengajar, misalnya ruang kantor, kantin sekolah, tanah dan jalan menuju sekolah, kamar kecil, ruang usaha kesehatan sekolah, ruang guru, ruang kepala sekolah, dan tempat parkir kendaraan.

2. Tujuan Administrasi Sarana Prasarana

Tujuan administrasi sarana prasarana sekolah secara umum adalah memberikan layanan secara profesional di bidang sarana dan prasana pendidikan dalam rangka terselenggaranya proses pendidikan secara efektif dan efisien. Adapun, tujuan secara khususnya adalah sebagai berikut.

1) Untuk mengupayakan pengadaan sarana dan prasarana pendidikan melalui sistem perencanaan dan pengadaan yang hati-hati dan seksama. 

2) Untuk mengupayakan sarana prasarana sekolah secara tepat dan efisien, sehingga keberadaannnya selalu dalam kondisi siap pakai.

3. Ruang Lingkup Administrasi Sarana Prasarana Pendidikan

Administrasi sarana prasarana / fasilitas pendidikan mencakup kegiatan: a) perencanaan (kebutuhan dan biaya) dan pengadaan, b) penyimpanan dan penyaluran, c) pendayagunaan, d) pemeliharaan, dan e) inventarisasi dan penghapusan.

1. Pengadaan Sarana Prasarana

Di dalam langkah pengadaan ini mencakup pula langkah perencanaan sarana prasarana. Di sekolah-sekolah, cara pengadaan sarana prasarana pendidikan dapat lewat droping dari atas dan mengadakan sendiri. Meskipun demikian, fungsi perencanaan dan pengadaan harus tetap diperhatikan secara cermat. Mengadakan alat pelajaran tidak sama dengan mengadakan perabot (meja dan kursi). Dalam proses pengadaan alat pelajaran diperlukan pertimbangan yang lebih banyak dan matang serta semuanya bersifat edukatif.

2. Penyimpanan dan Penyaluran

Dalam kaitannya dengan penyimpanan dan penyaluran sarana prasarana pendidikan dibedakan atas dua kategori, yaitu alat yang langsung dan yang tidak langsung terlibat dalam proses belajar mengajar. Dalam proses ini termasuk di dalamnya adalah kegiatan inventarisasi barang, pengelompokan penyimpanan barang, serta pendistribusiannya. Barang-barang yang telah diinventarisir dan diatur menurut kelompok penyimpanan selanjutnya dapat disalurkan untuk digunakan kepada pihak yang memerlukan sesuai dengan keperluan dan prosedur yang berlaku.

3. Pendayagunaan Sarana Prasarana

Dalam rangka peningkatan mutu pendidikan, maka setiap alat perlengkapan perlu diatur penggunaannya seoptimal mungkin. Khususnya buku-buku, alat peraga dan/atau alat pelajaran lain, guru mata pelajaran agar menyusun program penggunaan alat dikaitkan dengan program pengajaran. Dalam upaya meningkatkan proses belajar mengajar guru dan/atau pengguna lain di sekollah, perlu membuat program penggunaan alat pelajaran secara efisien dan efektif di samping juga ikut aktif dalam perencanaan pengadaannya.

4. Pemeliharaan dan Penghapusan

Barang-barang yang ada di sekolah atau di lembaga pendidikan merupakan barang milik negara. Oleh karena itu, harus dijaga benar-benar agar tidak lekas rusak. Walaupun demikian, apabila barang-barang tersebut sudah dimanfaatkan terlalu lama, akan sampai pulalah pada saat memudar daya gunanya. Hal ini menuntut adanya kegiatan pemeliharaan yang baik. Ditinjau dari kurun waktunya, ada pemeliharaan sehari-hari dan ada pemeliharaan berkala atau menurut jangka waktu tertentu sesuai dengan jenis barang atau sarana (Ary H. Gunawan, 1983: 31).

Apabila pemeliharaan barang dirasa sudah tidak efisien dan efektif lagi, maka perlu pertimbangan barang-barang tersebut dihapus atau tidak digunakan lagi. Sebagai konsekuensi penghapusan barang tersebut adalah dihapusnya pula daftar barang itu dari buku inventaris. Penghapusan sarana prasarana ialah kegiatan yang bertujuan untuk menghapus barang-barang milik negara dari Daftar Inventaris Depdikbud berdasarkan perundangan-undangan yang berlaku (Depdikbud, 1982: 130). Beberapa pertimbangan perlunya penghapusan barang, antara lain:

1)            mencegah atau sekurang-kurangnya membatasi kerugian yang lebiih besar,

2)            meringankan beban kerja inventarisasi karena barang-barang yang tinggal sudah menyusut,

3)            membebaskan barang dari tanggung jawab lembaga yang mengurusnya.

4. Prinsip-prinsip Pengelolaan Sarana dan Prasarana

            Untuk mendukung tercapainya tujuan administrasi sarana prasarana sekolah maka ada prinsip-prinsip yang perlu diperhatikan dalam mengelola sarana prasarana sekolah sebagai berikut.

1)      Prinsip pencapaian tujuan

            Administrasi sarana prasara sekolah dikatakan berhasil apabila fasilitas sekolah selalu siap pakai.

2)      Prinsip efisiensi

            Pemakaian semua fasilitas sekolah hendaknya dilakukan dengan sebaik-baiknya, sehingga dapat mengurangi pemborosan. Untuk itu, perlengkapan sekolah hendaknya dilengkapi dengan petunjuk teknis penggunaan dan pemeliharaannya. 

3)      Prinsip administratif

            Semua pengelola perlengkapan pendidikan di sekolah itu hendaknya selalu memperhatikan undang-undang, peraturan, intruksi dan pedoman yang telah diberlakukan oleh pemerintah. 

4)      Prinsip Kejelasan Tanggung Jawab

            Tugas dan tanggung jawab semua anggota organisasi terhadap pengelolaan sarana dan prasarana sekolah harus dideskripsikan dengan jelas.

      Kepala sekolah bertanggung jawab terhadap pengawasan dan pengendalian sarana dan prasarana pendidikan, adapun salah satu tujuannya adalah untuk menghindari adanya penyelewengan. Tanggung jawab kepala sekolah untuk melakukan pengawasan dan koreksi terhadap kondisi sarana dan prasarana termasuk ruangan sekolah dan terus menerus ruang lainnya dan halaman serta perlengkapannya harus dilaksanakan terus menerus dan teratur. Dalam melaksanakan tugas tersebut perlu diadakan pertemuan dengan penjaga kebersihan sekolah mengenai masalah-masalah dan kekurangan-kekurangan yang harus diatasi. Pengawasan harus dilaksanakan sedemikian rupa sehingga hal-hal yang sekecil-kecilnya pun tidak lepas dari tanggung jawabnya. Salah satu tujuan yang akan dicapai dalam pengawasan adalah menciptakan kondisi lingkungan yang sehat dan membudayakan bersih kepada murid-murid.

5)      Prinsip Kekohesifan

            Manajemen sarana prasarana sekolah hendaknya terealisasikan dalam bentuk proses kerja yang sangat kompak. Untuk itu, antara satu dengan lainnya dalam organisasi harus bekerja dengan baik.

5. Siklus Pengelolaan Sarana Prasarana

            Proses pengelolaan administrasi sarana prasarna meliputi 5 hal, yaitu: (1) penentuan kebutuhan, (2) pengadaan, (3) pemakaian, (4) pengurusan dan pencatatan, (5) pertanggungjawaban. Untuk lebih jelasnya, perhatikan gambar berikut.

1). Penentuan Kebutuhan

Melaksanakan analisis kebutuhan, analisis anggaran, dan penyeleksian sarana prasarana sebelum mengadakan alat-alat tertentu. Berikut adalah prosedur analisis kebutuhan berdasarkan kepentingan pendidikan di sekolah.

a) Perencanaan Pengadaan Barang Bergerak

(1)   Barang yang habis dipakai, direncanakan dengan urutan sebagai berikut.

-          Menyusun daftar perlengkapan yang disesuaikan dengan kebutuhan dari rencana kegiatan sekolah.

-          Memperkirakan biaya untuk pengadaan barang tersebut tiap bulan.

-          Menyusun rencana pengadaan barang menjadi rencana triwulan dan kemudian menjadi rencana tahunan.

(2) Barang tak habis dipakai, direncanakan dengan urutan sebagai berikut.

- Menganalisis dan menyusun keperluan sesuai dengan rencana kegiatan sekolah serta memperhatikan perlengkapan yang masih ada dan masih dapat dipakai.

- Memperkirakan biaya perlengkapan yang direncanakan dengan memperhatikan standar yang telah ditentukan.

- Menetapkan skala prioritas menurut dana yang tersedia, urgensi kebutuhan dan menyusun rencana pengadaan tahunan.

b) Penentuan Kebutuhan Barang Tidak Bergerak

Pengadaan barang tidak bergerak meliputi pengadaan tanah dan bangunan, direncanakan dengan urutan sebagai berikut.

(1)   Mengadakan survei tentang keperluan bangunan yang akan direnovasi dengan maksud untuk memperoleh data mengenai: fungsi bangunan, struktur organisasi, jumlah pemakai dan jumlah alat-alat/ perabot yang akan ditempatkan.

(2)   Mengadakan perhitungan luas bangunan yang disesuaikan dengan kebutuhan dan disusun atas dasar data survei.

(3)   Menyusun rencana anggaran biaya yang disesuaikan dengan harga standar yang berlaku di daerah yang bersangkutan.

(4)   Menyusun pentahapan rencana anggaran biaya yang disesuaikan dengan rencana pentahapan pelaksanaan secara teknis, serta memperkirakan anggaran yang disediakan setiap tahun, dengan memperhatikan skala prioritas yang telah ditetapkan, sesuai dengan kebijaksanaan departemen.

c) Perhitungan Kebutuhan Ruang Belajar

Menghitung kebutuhan ruang belajar harus memperhatikan tambahan jumlah siswa yang diperkirakan akan ditampung pada tahun yang akan datang. Perkiraan tambahan julah siswa didasrkan pada anak usia sekolah yang akan ditampung dan arus lulusan yang akan memasuki jenjang pendidikan yang lebih tinggi di tingkat propinsi/ kabupaten. Selain itu, juga perlu memperhatikan jumlah murid yang keluar dari sekolah baik lulusan, pindahan, maupun putus sekolah.

2). Pengadaan Sarana Prasarana

      Pengadaan sarana prasarana pendidikan merupakan upaya merealisasikan rencana kebutuhan pengadaan perlengkapan yang telah disusun sebelumnya, antara lain sebagai berikut.

a)      Pengadaan buku, alat, dan perabot dilakukan dengan cara membeli, menerbitkan sendiri, dan menerima bantuan/ hadiah/ hibah.

b)      Pengadaan bangunan, dapat dilaksanakan dengan cara:

(1)   membangun bangunan baru;

(2)   membeli bangunan;

(3)   menyewa bangunan;

(4)   menerima hibah bangunan;

(5)   menukar bangunan;

c)      Pengadaan tanah, dapat dilakukan dengan cara membeli, menerima bahan, menerima hak pakai, dan menukar.

3). Penggunaan dan Pemeliharaan

Ada dua prinsip yang harus diperhatikan dalam pemakaian perlengkapan pendidikan, yaitu prinsip efektivitas dan prinsip efisiensi. Prinsip efektivitas berarti semua pemakaian perlengkapan pendidikan di sekolah harus ditujukan semata-mata dalam memperlancar pencapaian tujuan pendidikan sekolah, baik secara langsung maupun tidak langsung.

Adapun, prinsip efisiensi berti, pemakaian semua perlengkapan pendidikan secara hemat dan hati-hati sehingga semua perlengjkapan yang ada tidak mudah habis, rusak, atau hilang.

Pemeliharaan merupakan kegiatan yang terus menerus untuk mengusahakan agar barang tetap dalam keadaan baik atau siap untuk dipakai. Menurut kurun waktunya, pemeliharaan dibedakan dalam:

a)      pemeliharaan sehari-hari, misalnya: mobil, mesin disel, mesin ketik, komputer, dsb.

b)      pemeliharaan berkala, yaitu: dua bulan sekali, tiga bulan sekali, dsb.

4). Pengurusan dan Pencatatan

Semua sarana prasarana harus diinventarisasi secara periodik, artinya secara teratur dan tertib berdasarkan ketentuan atau pedoman yang berlaku. Melalui inventarisasi perlengkapan pendidikan diharapkan dapat tercipta administrasi barang, penghematan keuangan, dan mempermudah pemeliharaan dan pengawasan. Apabila dalam inventarisasi terdapat sejumlah perlengkapan yang sudah tidak layak pakai maka perlu dilakukan penghapusan.

5). Pertanggungjawaban (Pelaporan)

Penggunaan sarana prasarana inventaris sekolah harus dipertanggungjawabkan dengan jalan membuat laporan penggunaan barang-barang tersebut yang ditujuakn kepada instansi terkait. Laporan tersebut sering disebut dengan mutasi barang. Pelaporan dilakukan sekali dalam setiap triwulan, terkecuali bila di sekolah itu ada barang rutin dan barang proyek maka pelaporan pun seharusnya dibedakan.

Daftar Pustaka

Sukirman, Harrtati, dkk. __ . Administrasi dan Supervisi Pendidikan. Yogyakarta : UNY PRESS

http://www.sekolahdasar.net/2010/07/administrasi-sarana-dan-prasarana.html